Die unverändert geradlinige Einrichtung der Filialen, die rosa-braunen Kostüme des Personals und der geschwungene Schriftzug des Logos sind Wienern wohl vertraut, denn Aida ist seit 1925 eine Wiener Institution. 1948 war die Filiale Wollzeile die erste Kaffeekonditorei Österreichs mit einer Espressomaschine. Heute verfügt Aida über 26 Filialen in Wien und zwei in Niederösterreich. Von den 350 Mitarbeitern sind zwei Drittel im Verkauf tätig und unterliegen somit dem Kollektivvertrag Gastgewerbe, das übrige Drittel arbeitet als Konditoren in der Produktion.

Nachdem die bestehende Lohn- und Gehaltsverrechnung sowie die Zeiterfassung nicht mehr zufriedenstellend waren – so konnte etwa keine (vorläufige) Monatsabrechnung gemacht werden, wenn ein Mitarbeiter einmal die Eingabe im Kommt/Geht-System vergessen hatte – wurde im Sommer 2010 beschlossen, eine neue Lösung zu suchen. Diese sollte für die Mitarbeiter möglichst wenig Umstellung mit sich bringen und leicht zu bedienen sein. Des Weiteren sollte die bestehende Hardware wie Kassensysteme und das Kommt/Geht-System erhalten bleiben.

Die Wahl fiel auf Sage und die Personalmanagement-Lösung DPW, die alle Anforderungen von Aida erfüllte: Die Personalverrechnung DPW Lohn deckt beide relevanten Kollektivverträge (Gastgewerbe und Konditoreien) ab und berücksichtigt auch innerbetriebliche Vereinbarungen, die vom Betriebsrat gefordert wurden. Das Modul für Zeitmanagement, DPW Zeit, bietet Schnittstellen zu den bereits existierenden Touch-Screens für die Zeiterfassung, sodass für Aida keine zusätzlichen Hardware-Investitionen nötig waren.

SANFTE UMSTELLUNG
Als erstes wurde die Personalverrechnung umgestellt, die mit 1. 1. 2011 in Betrieb ging. Als besondere Funktion wurde die Tronc-Abrechnung realisiert, ein Gewinnbeteiligungssystem, das im Kollektivvertrag Gastgewerbe verankert ist. Dabei steht dem Mitarbeiter ein Gehaltsanteil zu, der sich aus dem jeweiligen Umsatz seiner Filiale berechnet. Die Mitarbeiter von Aida bekamen von der Umstellung kaum etwas mit, ihr gewohnter Touch-Screen blieb erhalten. Sie melden sich nun mit einem Code an und bekommen am Schirm sofort ihre Mehrstunden, Zeitsalden und Urlaubstage angezeigt. Das Projekt wurde trotz des knappen Zeitplans termingerecht umgesetzt.

Daniel Prägant, Operationsmanager bei Aida, betont vor allem den Nutzen für die Mitarbeiter: »Tag für Tag – auch an Sonn- und Feiertagen – sorgen unsere Mitarbeiter mit viel Engagement für das Wohl unserer Gäste. Und wenn wir unsere Gäste verwöhnen wollen, so müssen wir auch auf unser Personal schauen. Daher modernisieren wir laufend den Betrieb, um für bestmögliche Arbeitsbedingungen zu sorgen. Die Personalverrechnung läuft nun im neuen System wieder korrekt und pünktlich. Die Touch-Screens sind einfach im Alltag zu benutzen und jeder Mitarbeiter bekommt übersichtlich seine Zeitsalden angezeigt. Und auch an die Zukunft denken wir schon ein wenig, denn mit den Touch-Screens könnten unsere Mitarbeiter künftig zum Beispiel selbst Dienstgänge buchen.«